An einem Montagnachmittag ist es 15 Uhr und Sie scrollen langsam zum Posteingang Null. Immerhin: Sie haben um 16.00 Uhr ein Meeting, so dass Sie keine Zeit haben, um sowieso mehr zu erledigen. Um 3:30 Uhr entscheiden Sie sich, es ist Zeit für den vierten Kaffee von heute.
Klingt bekannt? Wenn ja: Sie sollten die folgende, im Journal of Consumer Research veröffentlichte Studie zur Kenntnis nehmen, aus der hervorgeht, warum uns anstehende Termine bei der Gestaltung unserer Zeit unbrauchbar machen.
Denken Sie darüber nach: Wie viele Meetings besuchen Sie jede Woche? Obwohl Sie nichts dagegen tun können, die Zeit, die Sie in den eigentlichen Besprechungen verloren haben, kann die morgendliche Planung wirklich zu einer Verbesserung Ihrer Gesamtproduktivität führen, da wir die Zeit vor einer Aufgabe oder einem Termin anders wahrnehmen.
Wie kamen sie zu dieser Schlussfolgerung? Eine Reihe von Studien zeigte, dass die Leute fauler und weniger effizient sind, wenn sie einen Termin haben.
„Wir gehen davon aus, dass etwas auftaucht, wir brauchen vielleicht etwas mehr Zeit, auch wenn das nicht nötig ist. Infolgedessen tun wir weniger mit der verfügbaren Zeit “, sagte Selin Malkoc, der Co-Autor der Studie.
Die Ergebnisse wurden in einer Online-Umfrage unter 198 Personen gesammelt, in der Malkoc und ihre Kollegen die Teilnehmer aufforderten, sowohl subjektiv als auch objektiv zu beurteilen, wie lange es dauert, ein Buch innerhalb einer Stunde zu lesen. Um die Theorie zu testen, wurde der Hälfte der Gruppe mitgeteilt, dass sie einen Freund am Ende der Stunde vorbeischauen würde, während der anderen Hälfte mitgeteilt wurde, dass sie keine Pläne hätten.
Diejenigen, die "einen Freund vorbeikamen", gaben sich zehn Minuten weniger Zeit für die subjektive Bewertung ihrer Zeit. In der Zwischenzeit verharrten die Ergebnisse auch in der Realität: Mehrere Personen baten zwischen zwei bezahlten Studiengängen - einer 30-minütigen Studie für 2,50 US-Dollar und einer 45-minütigen Studie - 5 US-Dollar Zu Beginn beider Studien wurde die halbstündige Version mit größerer Wahrscheinlichkeit gewählt, obwohl viel Zeit für die spätere Terminvereinbarung zur Verfügung stand.
Dies zeigt an, wenn Sie effizient arbeiten möchten, es lohnt sich, Ihre Termine frühzeitig aus dem Weg zu räumen, damit sie nicht den ganzen Tag über Ihre Gedanken spielen.
Ein anderes Experiment hat bewiesen, dass wir nicht so viel erreichen, wenn wir etwas vor uns haben. Von 158 Studenten, die eine bevorstehende Laboraufgabe erhalten hatten, erinnerten diejenigen, denen fünf Minuten Freizeit zur Verfügung standen, beharrlich an das Engagement, das in diesen fünf Minuten erreicht wurde, weniger als diejenigen, denen gesagt wurde, dass sie fünf Minuten Freizeit hätten.
"Sie haben nicht das Gefühl, dass Sie so viel erledigen können, wenn Sie bald eine Aufgabe haben", sagte Malkoc. "Die Zeit scheint kürzer zu sein."
„Wir haben das Gefühl, dass wir, wenn wir in zwei Stunden ein Meeting haben, an keinen großen Projekten arbeiten sollten. Wir können also nur Zeit damit verbringen, E-Mails zu beantworten oder Dinge zu tun, die nicht so produktiv sind. “Deshalb fühlen wir uns an Tagen voller Meetings so, als hätten wir so wenig erreicht, sagt Malkoc.
Angesichts dieses Ergebnisses sollten Sie versuchen, Ihre Meetings zusammenzustellen, sagt sie. Oder noch besser: Planen Sie alles bis in den Morgen hinein. Sie empfiehlt auch, einen zweiten Blick darauf zu werfen, wie viel Zeit Sie zwischen ihnen haben - da Sie wahrscheinlich viel mehr erledigen können, als Sie zuerst vermuten.